Interne controle- en risicobeheerssystemen

Interne controle- en risicobeheerssystemen in verband met de voorbereiding van de geconsolideerde jaarrekening

De volgende beschrijving van Bekaerts interne controle- en risicobeheerssystemen is gebaseerd op de ‘Internal Control Integrated Framework’ (1992) en de ‘Enterprise Risk Management Framework’ (2004), gepubliceerd door het ‘Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’ (‘COSO’).

Controle omgeving

De organisatie van de diensten boekhouding en controle bestaat uit 3 niveaus: (i) het boekhoudkundige team in de verscheidene juridische entiteiten of gezamenlijke dienstencentra, verantwoordelijk voor de voorbereiding en de rapportering van de financiële informatie, (ii) de controllers op de verscheidene niveaus in de organisatie (zoals entiteit en segment), verantwoordelijk voor o.a. het nazicht van de financiële informatie in hun verantwoordelijkheidsdomein, en (iii) de dienst Groepscontrole, verantwoordelijk voor het finale nazicht van de financiële informatie van de verscheidene juridische entiteiten en voor de voorbereiding van de geconsolideerde jaarrekening.

Naast bovenvermelde gestructureerde controles, voert de interne auditafdeling een risico-gebaseerd programma uit om de doeltreffendheid van de interne controle in de verscheidene processen op het niveau van de juridische entiteiten te valideren en een betrouwbare financiële rapportering te verzekeren.

De geconsolideerde jaarrekening van Bekaert is opgemaakt in overeenstemming met de ‘International Financial Reporting Standards’ (IFRS), onderschreven door de Europese Unie.
Deze jaarrekening is eveneens in overeenkomst met IFRS, zoals uitgegeven door de ‘International Accounting Standards Board’.

Alle IFRS-boekhoudnormen, richtlijnen en interpretaties, toe te passen door alle jurdische entiteiten, zijn gegroepeerd in de IFRS manual, die beschikbaar is op Bekaert intranet voor alle werknemers die betrokken zijn bij de financiële rapportering. Deze manual wordt regelmatig aangepast door Groepscontrole ingeval van relevante wijzigingen in IFRS, of interpretaties hiervan, en de gebruikers worden geïnformeerd van elke dergelijke wijziging. IFRS-opleidingen vinden plaats in de verschillende regio’s wanneer dit noodzakelijk of geschikt geacht wordt.

De overgrote meerderheid van de vennootschappen gebruiken Bekaerts globaal ‘enterprise resource planning’ (‘ERP’) systeem, en de boekhoudkundige transacties worden ingeboekt in een uniform rekeningenstelsel, waarbij boekhoudkundige manuals de standaard manier van boeken voor de meest relevante transacties beschrijven. Deze boekhoudkundige manuals worden toegelicht aan de gebruikers tijdens opleidingssessies en zijn beschikbaar op Bekaert intranet.

COLUMN-BREAK

Alle vennootschappen gebruiken dezelfde software om de financiële gegevens te rapporteren voor consolidatie en externe rapporteringsdoeleinden. Een rapporteringsmanual is beschikbaar op Bekaert intranet en trainingen vinden plaats wanneer dit noodzakelijk of geschikt geacht wordt.

Risicobeheer

Er worden geschikte maatregelen genomen om een tijdige en kwalitatieve rapportering te garanderen en om de potentiële risico’s die gerelateerd zijn aan het financieel rapporteringsproces te beperken, met inbegrip van (i) goede coördinatie tussen de diensten Groepscommunicatie en Groepscontrole, (ii) zorgvuldige planning van alle activiteiten, met inbegrip van verantwoordelijken en timings, (iii) richtlijnen verdeeld door Groepscontrole naar de verantwoordelijken vóór de kwartaalrapportering, met inbegrip van relevante aandachtspunten en (iv) opvolging en terugkoppeling van de stiptheid, kwaliteit en aandachtspunten om te streven naar continue verbetering.

Een kwartaalevaluatie vindt plaats over de financiële resultaten, bevindingen door de interne auditafdeling en andere belangrijke controlegebeurtenissen, waarvan de resultaten besproken worden met de commissaris.

Materiële wijzigingen aan de IFRS-boekhoudnormen worden gecoördineerd door Groepscontrole, nagezien door de commissaris, gerapporteerd aan het Audit en Finance Comité en aan de Raad van Bestuur van de onderneming meegedeeld. Materiële wijzigingen aan de statutaire boekhoudnormen van een vennootschap worden goedgekeurd door diens Raad van Bestuur.

Controleactiviteiten

De correcte toepassing van de boekhoudnormen door de juridische entiteiten zoals beschreven in de IFRS-manual, zowel als de juistheid, de consistentie en de volledigheid van de gerapporteerde informatie, worden op een permanente basis nagezien door de controle-organisatie (zoals hierboven omschreven). Bijkomend worden alle relevante entiteiten op periodieke basis gecontroleerd door de interne auditafdeling.

Voor de meest belangrijke onderliggende processen (verkoop, aankoop; investeringen, thesaurie, enz.) bestaan er richtlijnen en procedures die onderhevig zijn aan (i) een evaluatie van de respectievelijke managementteams die een zelfbeoordelingstool gebruiken en (ii) controle door de interne auditafdeling op een roterende basis.

In het ERP-systeem wordt nauw toezicht gehouden op mogelijke conflicten met betrekking tot scheiding van verantwoordelijkheden.

TABLE-BREAK

Informatie en communicatie

Bekaert heeft in de meeste vennootschappen een globaal ERP-systeemplatform ingevoerd om de efficiënte verwerking van transacties te ondersteunen en het management te voorzien van transparante en betrouwbare informatie om de operationele activiteiten te beheren, te controleren en te sturen.

De voorziening van diensten van informatietechnologie om deze systemen te laten lopen, te onderhouden en te ontwikkelen, is in grote mate uitbesteed aan professionele toeleveranciers van IT-diensten die gestuurd en gecontroleerd worden door geëigende IT-controlestructuren en waarvan de kwaliteit bewaakt wordt door uitgebreide dienstverleningsakkoorden.

Samen met zijn IT-toeleveranciers heeft Bekaert toepasselijke managementprocessen geïmplementeerd om te verzekeren dat geschikte maatregelen op dagelijkse basis getroffen worden om de prestaties, de beschikbaarheid en de integriteit van de IT-systemen te behouden. Op regelmatige tussentijd wordt de geschiktheid van deze procedures herzien en geauditeerd en waar nodig verder geoptimaliseerd.

Gepaste toewijzing van verantwoordelijkheden, en coördinatie tussen de betrokken afdelingen, verzekeren een efficiënt en stipt communicatieproces van periodieke financiële informatie naar de markt. In het eerste en derde kwartaal wordt een trading update vrijgegeven, terwijl alle relevante financiële informatie halfjaarlijks en op het einde van het jaar wordt bekendgemaakt.
Vóór de externe rapportering is de verkoops- en financiële informatie onderhevig aan (i) de gepaste controles door de bovenvermelde controleorganisatie, (ii) nazicht door het Audit en Finance Committe, en (iii) goedkeuring door de Raad van Bestuur van de onderneming.

Sturing

Elke beduidende wijziging aan de IFRS-boekhoudnormen die door Bekaert toegepast worden, wordt onderworpen aan nazicht door het Audit en Finance Comité en goedkeuring door de Raad van Bestuur van de onderneming, met inbegrip van het eerste gebruik van IFRS in 2000.

De leden van de Raad van Bestuur worden op periodieke basis op de hoogte gehouden van de evolutie en belangrijke wijzigingen in de onderliggende IFRS-standaarden.

Alle relevante financiële informatie wordt toegelicht aan het Audit en Finance Comité en de Raad van Bestuur om hen in staat te stellen de jaarrekening te analyseren. Alle gerelateerde persberichten worden goedgekeurd voor communicatie naar de markt toe.

Relevante bevindingen van de interne auditafdeling en/of de commissaris in verband met de toepassing van de boekhoudnormen, alsook van de richtlijnen en procedures, en scheiding van verantwoordelijkheden worden gerapporteerd aan het Audit en Finance Comité. Er wordt ook een periodieke thesaurieupdate voorgelegd aan het Audit en Finance Comité.

Er is een procedure van kracht om het gepaste bestuursorgaan van het bedrijf op korte termijn samen te roepen wanneer de omstandigheden het nodig achten.

COLUMN-BREAK

Interne controle- en risicobeheerssystemen in het algemeen

De Raad van Bestuur en het Bekaert Group Executive hebben de Bekaert Gedragscode goedgekeurd, die voor het eerst uitgegeven werd op 1 december 2004 en aangepast op 1 maart 2009. De Gedragscode bepaalt de Bekaert missie en waarden, evenals de basisprincipes van hoe Bekaert wenst zaken te doen. Naleving van de Gedragscode is verplicht voor alle groepsondernemingen. De Gedragscode maakt als Appendix 3 deel uit van het Bekaert Charter en is beschikbaar op www.bekaert.com. Een meer gedetailleerd beleidsplan en richtlijnen worden opgemaakt indien nodig om de consistente toepassing van de Gedragscode over de hele groep te verzekeren.

Bekaerts interne controlemodel bestaat uit een set groepsprocedures voor de algemene bedrijfsprocessen die wereldwijd toegepast worden. Bekaert heeft diverse middelen om de effectiviteit en efficiëntie van het ontwerp en de werking van het interne controlemodel constant te bewaken. Voor alle nieuwe medewerkers wordt een verplichte training met betrekking tot interne controle georganiseerd en er is een zelfbeoordelingstool in gebruik om de managementteams toe te laten zichzelf te evalueren over de stand van zaken van interne controle.
De interne auditafdeling bewaakt de interne controle op basis van het globale kader en rapporteert op elke vergadering van het Audit en Finance Comité.

Het Uitvoerend Comité van de Bekaert Groep evalueert regelmatig de blootstelling van de Groep aan risico’s, potentiële financiële impact hiervan en de acties die vereist zijn voor toezicht en controle op deze blootstelling.

Op verzoek van de Raad van Bestuur en het Audit en Finance Comité heeft het management een globaal enterprise risk management (‘ERM’) kader ontwikkeld om de Groep op een expliciete manier bij te staan bij het beheren van onzekerheid in Bekaerts waardecreatieproces. Het ERM-proces werd besproken in het Audit en Finance Comité in 2010 en zal in 2011 voorgelegd worden  aan de Raad van Bestuur.

  • Share
  • Print